שמח למצוא אותך כאן בקטגוריה הראשית של "דחיינות וניהול זמן אפקטיבי". זאת אחת מהקטגוריות החשובות ב- 16 התחומים המרכזיים שאנו מעניקים מפגשי ייעוץ עסקי ומנטורינג בפורמט אחד על אחד. מפגשים אישיים בזום בעלות ש]ויה של 70% הנחה ממחיר שעת ייעוץ פרונטלית. אחד מהמפגשים היותר חשובים בתחום הזה הוא מפגש הלמידה והייעוץ העסקי העוסק באיתור פעולות גבוהות תגמול והיכרות עם חוק הפרטו. חוק ה – 20/80. היה ותרצה לקבל מידע נוסף מתוך אתרים מקצועיים באנגלית נכון כי תחפש את הדבר הבא: High reward actions – Pareto law 20/80.
חוק 20/80 הוא המפתח לניהול עסקי אפקטיבי ולניהול זמן ומשימות
ניהול הזמן וניהול משימות בעולם העסקי, הם מאותם האתגרים הקבועים בחיים המקצועיים והאישיים שלנו כעובדים וכמנהלים. האם אפשר לקבוע מהם הפעולות היותר חשובות שעלינו לעשות? בקדימות לפעולות אחרות? האם אפ/ר ללמוד ולהכיר את אותן הפעולות בעלות תרומה גבוהה מהאחרות? להכיר ולזהות את הפעולות שמביאות לתוצאות המרשימות ביותר, ולהתמקד בהן? מפגש הייעוץ העסקי והמנטורינג בפורמט 1:1 בא להציג ולחקור את עקרונות "פעולות גבוהות תגמול" על פי חוק הפרטו חוק ה-20/80 של וילפרדו פרטו, ולהבין כיצד ניתן ליישם אותם כחלק מניהול הזמן והמשימות האפקטיבי שלך כמנכ"ל או כבעלים.
מהו חוק ה-20/80
חוק ה-20/80, הידוע גם בשמו המלא כחוק פרטו, מציין תהליך שבו כ-20% מהפעולות שלנו אחראיות ל- 80% מהתוצאות. כלומר, 80% מהפעולות שלנו הם לא פעולות גבוהות תגמול והם אחראיות רק ל- 20% מהתוצאות. המסקנה: תתמקד בזיהוי פעולות גבוהות התגמול שלך. זהו מרכיב חשוב ומרכזי בכל מה שקשור לניהול עסקי, ניהול זמן ומשימות אפקטיבי.
חוק הפרטו בחיי היומיום ובעסקים וניהול?
אנו מוטרדים ומבזבזים זמן משאבים ואנרגיות על פעילויות קטנות ומיידיות. אני קורא לכך ניהול על פי מודל "מכבי האש" הכל דחוף, הכל חשוב. רובן ככולם אינן משפיעות באופן מהותי על התוצאות הסופיות. המלצתי לך היא להתמקד בפעילויות המשמעותיות ביותר – בפעולות שקיבלו ציון 4-5, הן אלו שתרומתן גורמת לשיפור משמעותי בתוצאות.
מיפוי ותיעדוף משימות
זהו השלב הראשון ביישום חוק ה-20/80 הוא זיהוי הפעילויות המרכזיות ביותר נסו לבחון כיצד "מתבזבז" לכם הזמן האישי? המקצועי או הניהולי? בנו טבלת פעילויות יומית למשך שבוע ונסו אחר כך לדרג את הפעילויות השונות שלכם על פי חשיבות המספר 5 יסמן פעולה שהערך והתרומה שלה גבוהה במיוחד. המספר 1 יסמן פעולה שתרומתה נמוכה מאד. למשל, שיחת מסדרון? למשל רכילות במטבח? תכנון או השקעה בלמידה והתפתחות עצמית אמורים לקבל ציון גבוה. להן יש להקדיש את רוב המשאבים והזמן. באמצעות הערכת רמת החשיבות וההשפעה של כל פעילות, ניתן לקבוע את עדיפותן ולהתמקד בהן.
מיקוד ושוב פעם מיקוד בפעולות גבוהות התגמול
היה ויישמתם את ההמלצות מעלה, דעו כי הדבר הכי חשוב ביישום חוק ה-20/80 הוא היכולת לדחות או לדלג על פעילויות שאינן מגיעות לתרומה משמעותית לתוצאה הסופית. זהו סוד הפוקוס הניהולי המרכזי של מנהלים מצטיינים. הם אלה שיודעים להתמקד בעיקר ולא בטפל. הם אלה שיודעים להאציל סמכויות לביצוע פעולות שוטפות לכפיפים בכדי לפנות להם זמן להתעסק בפעולות גבוהות התגמול שלהם כמנהלים.
לאמץ מודל להתמודד על "גזלני זמן" ומפריענים כרוניים
המצטיינים במנהלים יודעים להתמודד עם "גזלני זמן" ומפריענים כרוניים. הם מקצים לכאלה באדיבות יתירה חלונות זמן קצרים. מסבירים להם כי נדרש לקבוע פגישה ולא לעמוד בדלת ולשאול רק שאלה קטנה? היכולת להגיד, סליחה, אני עסוק, אחזור אליך בהמשך היא מיומנות חשובה שכדאי שתאמץ. זאת ועוד, אין כל צורך להיות מול המייל או הנייד ועל כל "צפצוף" של הודעה חדשה, לעצור את העבודה, לעצור את המחשבה ולראות מי שלח מה? תתמקדו. נצלו את הזמן הנוהלי שלכם נכון. אמצו את חוק הפרטו.
כלי יעיל קל ליישום לניהול זמן ומשימות אפקטיבי
דע כי חוק ה-20/80 מציע גם בעבורך, כלי יעיל לניהול זמן ומשימות אפקטיבי. באמצעותו תוכל להתמקד בפעילויות המרכזיות שלך, המייצגות את התרומה הגדולה ביותר לתוצאות הסופיות. על ידי זיהוי והתמקדות בהן, ניתן לשפר באופן משמעותי את היעילות והתוצאות הסופיות שלך כעובד או כמנכ"ל ובעלים. בנוסף, חשוב לפתח כישורים וטכניקות נלווים שיתרמו לשיפור כללי בניהול הזמן והמשימות בכדי לשפר יכולות התמודדות עם אתגרים נוספים בחיים המקצועיים, הניהוליים והאישיים שלנו.
טיפים והמלצות לניהול זמן ומשימות אפקטיבי
אמצו תרבות ודפוסי ניהול והתנהגות המקדשים התנהלות נכונה מול תיעדוף משימות וניהול זמן. נושא זה חייב לקבל עדיפות אצלך ברמה האישית ועדיפות מול עובדיך ומנהליך. כמנכ"ל וכבעלים עליך לזהות באם תופעות של אי תיעדוף משימות וניהול זמן אפקטיבי קיים בקרה מנהליך ועובדיך? האם הם מבינים עד כמה חשוב לשפר מיומנויות בתחום החשוב הזה? זה קיים אצל בחברה? זהה מי משלם את המחיר והאם יש אפשרות לעזור להם? יתכן כי גם אתה צריך לשפר קצת מיומנויות בתחום ניהול זמן ומשימות? עובדים ומנהלים שישתמשו בכלים כמו תכנון זמן יעיל, הקפדה על זיהוי פעולות גבוהות תגמול והיכרות עם יתרונות חוק ה- 20- 80 יצליחו הרבה יותר. אמץ את הטיפים הניהוליים הבאים.
- הקפד על תכנון זמן איכותי של משימות על פי חשיבותן.
- תבין שהשגת המטרה הגדולה מתחילה תמיד בכיבוש יעדים ומטרות משנה קטנות בדרך לפסגה.
- מיקוד ועוד פעם מיקוד. תתעלם מהפרטים הפחות חשובים.
- אמץ את חוק הפרטו ואת השלב השני החשוב לא פחות שלו – את חוק הפרטו של הפרטו.
- בקשו לקבל משוב וחשיבה על תיעדוף המשימות שהכנתם לעצמכם. אל תתביישו להתייעץ עם עמיתים ומנהלים.
באמצעות יישום הטיפים וההמלצות לניהול זמן ומשימות אפקטיבי, תוכל להתמודד ביעילות עם האתגרים הניהוליים והעסקיים ולשפר את ביצועי העסק והצוות שלך.
תכירו את פעולות גבוהות תגמול שלך – ואת יתרונות חוק 20/80
להלן התחומים המרכזיים בנושא החשוב של דחיינות וניהול זמן אפקטיבי? כיצד יוצרים באמצעות האצלת סמכויות והגדרות תפקיד עובדים ומנהלים טובים יותר? מאושרים יותר ובעלי מחויבות ונאמנות גדולה יותר לארגון שלך? כאן בנושא של המפגש ניסיתי להעניק לך "טעימה" בנושא החשיבות של פעולות גבוהות תגמול – חוק 20/80. אשמח להציג גם לך את התרומה של ייעוץ עסקי ומנטורינג בפורמט אחד על אחד בעלות שפויה? ב- 70% הנחה מעלות שעת ייעוץ פרונטלית? צלצל ונתאם שיחה קצרה בנושא. כיום, יותר ויותר בעלי חברות ועסקים, מנכ"לים מבינים כיום עד כמה חשוב לשפר ידע ולרכוש מיומנויות חדשות. היה ורצית לשאול האם חברות ועסקים קטנים זקוקות לייעוץ ארגוני – לייעוץ עסקי? התשובה שלי היא בוודאות כן! זאת רשימה חלקית של נושאים מרכזיים שאני חושב שעשויים לעניין גם אותך בתחום הזה או באחד מ- 16 התחומים המרכזיים שעומדים לרשותך.
